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Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti

Una delle principali aziende pubbliche di servizi informatici e un ente dell’amministrazione pubblica italiana hanno voluto ripensare i propri processi di gestione documentale, riprogettando le pratiche, gli strumenti fisici e digitali ed evolvendo la cultura dell’archiviazione al proprio interno. Un framework a prova di futuro per abilitare una trasformazione radicale abilitata dalle nuove tecnologie e volta all’efficienza e alla standardizzazione.

Una delle principali aziende pubbliche di servizi informatici e un ente dell’amministrazione pubblica italiana hanno voluto ripensare i propri processi di gestione documentale, riprogettando le pratiche, gli strumenti fisici e digitali ed evolvendo la cultura dell’archiviazione al proprio interno. Un framework a prova di futuro per abilitare una trasformazione radicale abilitata dalle nuove tecnologie e volta all’efficienza e alla standardizzazione.

Industry

Public Service & Institutions

Anno

2020

Cliente

Azienda pubblica di servizi informatici

Organizzare il presente per un futuro sicuro

Gli archivi dell'ente dell’amministrazione pubblica italiana che ha partecipato al progetto oggi soffrono della frammentazione dovuta alla distribuzione capillare degli uffici nei vari Comuni e Province del territorio nazionale.
Le medesime pratiche vengono gestite in maniera differente a seconda dell’ufficio, nonostante le linee guida nazionali proposte.

Quello dell’archivio è un sistema complesso e, a causa della poca regolamentazione, caotico. Se da un lato iniziative come quella di uniformazione delle etichette dei faldoni mostrano un interesse verso la standardizzazione, dall’altra lo scarso controllo e l’assenza di una cultura della buona archiviazione ne impediscono il raggiungimento.

Il faldone stesso come unità minima di archiviazione può variare in forma e contenuto. I documenti al suo interno non sempre sono utili al fine dell’archiviazione e le informazioni riportate in costa non sempre sono auto-esplicative: manca uno standard di codifica generale.

Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - Faldoni di archivi cartacei italiani

Outcome

Attraverso attività di envisioning, backcasting e scouting tecnologico, è stata delineata la nuova visione dell’archivio del domani. In base allo storytelling, sono state definite le macro aree di intervento, su cui concentrarsi in maniera incrementale nel prossimo futuro. 

È stato immaginato un sistema centralizzato per ottimizzare le risorse di archiviazione nazionali, che abilita la comunicazione e la condivisione tra le diverse sedi, definisce un linguaggio e dei processi comuni, e consente di tenere traccia dell’operatività e di monitorare in archivio soggetti codificati, in tempi e luoghi differenti.

L’archivio come luogo altamente efficiente, cui scopo primario è far in modo che chiunque ritrovi ciò che altri hanno archiviato. Il momento dell’archiviazione diventa un’azione, un rito, di altissimo valore per chi verrà nel futuro.

faldoni anonimi e milioni di documenti non codificati
500K
soluzioni esplorate
Otto

Un ecosistema per archivi ibridi e trasparenti

Abbiamo progettato un ecosistema di processi e strumenti che garantiscono un’esperienza consistente, continuativa e complementare. Gli utenti potranno interagire naturalmente sia con touchpoint fisici, come documenti e faldoni smart, che digitali, come arredi connessi e piattaforme centralizzate.

Abbiamo promosso soluzioni per integrare i nuovi concept allo stato corrente degli archivi attualmente cartacei cartacei, facilitando la transizione verso il nuovo modello e la piena digitalizzazione del patrimonio di informazioni, normalizzando anche le differenze locali.

Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - Sistema complesso dell'archivio

Torna l’archivista, ma è smart

Abbiamo ripensato il modello organizzativo dell’ente, individuando nell’archivista la figura del responsabile d’archivio. I processi di codifica e archiviazione e definiti gli standard a livello nazionale per soddisfare la natura dei diversi uffici e documenti. L’archivio diventa così un luogo altamente efficiente, il cui scopo primario è far in modo che chiunque possa ritrovare ciò che altri hanno archiviato.

Un’AI per ottimizzare spazi e operazioni

Il sistema di intelligenza artificiale guida le valutazioni e le decisioni dei dipendenti dell'archivio nella pianificazione degli spazi e durante un trasloco. Il sistema prevede l’esaurimento o l’esubero di spazio, suggerisce possibili soluzioni e notifica in anticipo ogni inconveniente.

Il sistema centrale è strutturato per gestire diversi ruoli utente, a cui possono essere assegnati compiti specifici. Il sistema permette l'accesso all'archivio solo ad utenti abilitati ed è in grado di tracciarne il percorso e le azioni svolte durante la loro permanenza nel magazzino.

Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - Il sistema notifica una proposta di trasloco con i relativi dettagli
Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - Notifica con le attività da compiere per completare l'attività di trasferimento
Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - I faldoni da trasferire sono inseriti nell'area di imballaggio intelligente

A supporto di tutte le idee proposte sono state individuate soluzioni tecnologiche ampiamente diffuse in altri settori quali la logistica, l’automotive e la grande distribuzione, oppure in altri Paesi nell’ambito di biblioteche e archivi nazionali. Il design ha interpretato umanizzato e adattato alla gestione documentale le soluzioni tecnologiche, costruendo un ecosistema a servizio dell’utente d’archivio.

Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - Ingresso di un'azienda pubblica di servizi informatici

Una roadmap di trasformazione

Una trasformazione così profonda degli archivi e del modo in cui questi vengono mantenuti e aggiornati è un processo lento.  È stata definita una visione strategica e una roadmap incrementale per lo sviluppo del nuovo sistema che tenga in considerazione i bisogni emersi dal confronto con gli utenti, la sostenibilità logistica e tecnologica.

Ogni ufficio continuerà ad archiviare i documenti come ha sempre fatto, ma a questo si accompagnerà fin da subito una nuova codifica unica degli spazi di archivio, primo passo fondamentale e abilitante della trasformazione. A questo seguirà la reazione di un nuovo sistema informatico centralizzato e collegato a tutti gli archivi italiani, step necessario per consentire la tracciabilità digitale dei materiali, in tutto il paese, anche con l’aiuto di strumenti a sostegno dei funzionari, fino ad arrivare a una piena proattività del sistema. 

Sketchin - Gli archivi pubblici italiani del futuro saranno super efficienti - Visione strategica in una roadmap che descrive le azioni da fare partendo dal presente fino ad arrivare alla visione futura

Il progetto di trasformazione degli archivi è stato guidato dalla volontà di rendere la raccolta dei documenti ordinata, semplice e capace di restituire informazione e valore a quanti devono consultarla. L’archivio diventa così non solo il custode del tempo, ma anche la garanzia di una relazione proficua, trasparente ed efficiente tra le istituzioni e i compiti che queste devono assolvere nell’interesse dei cittadini e dello stato. 

Project numbers

sedi dell’ente dell’amministrazione pubblica italiana coinvolte
10+
regioni italiane messe a sistema
Otto
funzionari coinvolti
1438