Il futuro degli spazi di lavoro

Ormai è passato un anno intero da quando il virus SARS-COV-2 ha fatto polpette della nostra normalità, e uno degli effetti più macroscopici è stato lo stravolgimento della relazione di ciascuno di noi con gli spazi del lavoro. Uffici e negozi deserti o abitati da poche persone alla volta, case private trasformate in uffici, aziende e città che si trovano a gestire una complessità del tutto nuova, magari intravista tra i riflessi di un futuro possibile, e ora di colpo diventato urgente. 

Siamo onesti, non tutto è conseguenza del Covid. Tutto sommato è comodo imputargli l’origine di tutta questa incertezza e confusione: permette di posticipare la resa dei conti con una realtà che era già in trasformazione, solo più lentamente. Il rapporto con i luoghi in cui esercitiamo la nostra professione stava già cambiando, noi come persone avevamo già mutato le nostre aspettative nei confronti degli uffici che abitiamo, e la tecnologia che usiamo ogni giorno facilitava questo cambio di prospettiva.

A tutti piacciono gli uffici accoglienti, che ospitino altre funzioni e servizi oltre alla produzione di valore commerciale - socialità, divertimento, spazi per sviluppare le inclinazioni personali - e, onestamente, i ritmi e le modalità del lavoro contemporaneo portano a un collasso tra sfera personale e professionale che fanno sì che i luoghi di lavoro spesso coincidano con lo spazio vitale delle persone. La tecnologia del resto - e questa è una considerazione scevra da giudizi di valore, badate bene - ci rende tutti interconnessi, vicini nelle intenzioni, anche se non necessariamente fisicamente prossimi. 

Tutte queste considerazioni rendono urgentissima la riflessione sugli spazi di lavoro: il loro futuro del resto non è tra dieci, o vent’anni, ma l’anno prossimo - si spera -, quando questo new normal di cui parliamo sempre meno non sarà più solo una speranza delusa, ma finalmente una realtà. 

Per questo, in occasione della Milano Digital Week, abbiamo organizzato un dibattito intorno a questo tema, radunando esperti della progettazione - designer e architetti - ma anche tecnologi, amministratori pubblici e rappresentanti delle imprese, soggetti che vivono sulla propria pelle il cambiamento e lo plasmano con le proprie decisioni.

Cosa ce ne facciamo di tutto lo spazio disponibile? 

Per inquadrare il problema forse vale la pena determinarne la magnitudo. Progetto Design & Build, capitanato da Massimiliano Notarbartolo, ha istituito un osservatorio globale permanente per comprendere gli effetti della pandemia sui luoghi di lavoro, e i dati ricavati fanno davvero girare la testa. 

Si stima che in Europa un porzione tra il 10 e il 25% della forza lavoro non metterà mai più piede in ufficio, liberando così dai 49 ai 122 milioni di metri quadri che dovranno essere ripensati. l’Italia dovrà ripensare fino a 10 milioni di metri quadri, e la sola città di Milano dovrà decidere che cosa fare con i suoi 3 milioni. 

Una sfida importante per le aziende e per le città. Cosa ne sarà delle cattedrali o delle torri delle grandi sedi corporate? E del delicato rapporto tra tessuto urbano e luoghi della produzione? 

Gabriella Pisanò, business developer di Progetto Design & Build, racconta di come il suo rapporto di rappresentante di uno studio di progettazione con le aziende sia cambiato profondamente durante questo anno: “Noi ci occupiamo soprattutto di progettare spazi di lavoro, e le richieste che riceviamo ci permettono di saggiare come le aziende stanno vivendo questo cambiamento. E ora anche le tipologie di progetti che ci troviamo ad affrontare sono molto diverse rispetto al passato; prima non erano molte le aziende che puntavano tutto sugli spazi di collaborazione e di scambio a scapito di quelli della produzione: ora si è come ribaltata la tendenza e i progetti di questo tipo sono la maggioranza. È un segnale interessante: gli spazi del lavoro stanno cambiando forma assumendo l’identità di luoghi di produzione di significati collettivi, non solo di beni e servizi”.

La città di Milano si trova invece a dover fare i conti con lo spazio a disposizione, non è una questione di “riaccendere i motori” o “il southworking è una sciocchezza”, che erano un po’ le parole d’ordine a inizio pandemia, ma è una dimensione strutturale che richiede delle strategie precise.

Filippo Barberis, consigliere comunale, racconta di come del resto le città siano da sempre state una specie di laboratorio di innovazione, dove le nuove modalità di relazione trovavano spazi e modi per consolidarsi (Le città del medioevo di Henri Pirenne è un classicone che si concentra proprio su questo aspetto specifico). “Bisogna ripensare il rapporto tra spazio, cittadinanza e lavoratori in un ecosistema interconnesso e distribuito nel tessuto urbano - continua Barberis - e il Comune di Milano sta già avanzando delle sperimentazioni in questo senso: vogliamo fare in modo che i dipendenti della pubblica amministrazione possano coabitare con quelli delle imprese in una rete di spazi distribuiti e di prossimità, cioè di quartiere. Esiste già un progetto pilota di nearby working degli uffici comunali in collaborazione con le aziende che fanno parte di Assolombarda che, dal prossimo mese, metteranno degli spazi a disposizione di migliaia di dipendenti pubblici gratuitamente, creando così una rete permeabile di funzioni che avvicina il mercato alla polis”.

Ma le aziende intanto?

Le persone e le imprese si dividono tra quanti non vedono l’ora che tutto torni come prima e si possa tornare in ufficio dalle 9 alle 18, tutti i giorni, e chi ha scoperto che forme diverse di distribuzione della forza lavoro non sono poi così male, se si impara a gestirle.

L’osservatorio di Progetto Design & Build ha classificato le aziende in quattro grandi tipologie: 

• Laggard: difesa della rendita di posizione, convinzione che l’innovazione sia una scelta di breve periodo. Sono sostanzialmente scettiche di fronte al cambiamento dei luoghi di lavoro e sperano che, a pandemia passata, tutto torni esattamente come prima. 
• Early Adopter: sono le aziende opportuniste che attendono il successo di mercato di un’innovazione per farla propria e portarla sui mercati premium. Sono gli scettici, quelli che aspettano di vedere come vanno le cose prima di avviare il cambiamento.
• Explorers: sono le aziende che osano, potenzialmente capaci di rivoluzionare il mercato; spesso si basano sull’intuizione. In un qualche modo, anticipano i fenomeni e si trasformano di conseguenza, ma conoscono percentuali di insuccesso significative. 
• Believers: sono le aziende che hanno una diffusa cultura dell’innovazione, che abbracciano il cambiamento e che stanno già trasformando il proprio modo di concepire gli spazi del lavoro leggendo con intelligenza i segnali che vengono dal mondo circostante. 

E proprio a quest’ultimo gruppo appartengono i rappresentanti delle aziende che abbiamo coinvolto nell’evento: Fabio Troiani, CEO di BIP, e Ruggero Forni, CTO and Head of Customer Operations Italy - Assicurazioni Generali, i quali, con sfumature diverse affermano che gli uffici saranno molto più dei luoghi in cui si produce. 

Ruggero Forni racconta che quando Generali aveva deciso di trasferire il suo headquarter nella torre progettata da Zaha Hadid, aveva già attuato un cambio di prospettiva, favorendo la creazione di spazi di co-progettazione e di scambio, proprio per favorire la creatività e la soddisfazione dei propri dipendenti. “L'ufficio diventa il luogo per costruire insieme i significati, i valori e per rinsaldare l'appartenenza all'azienda. È il cuore pulsante della cultura dell'organizzazione - ha raccontato Forni -. La distanza a cui questa situazione ci ha costretto sarà stata utile per aumentare la produttività, ma dannosa per la cultura aziendale che rischia di uscirne danneggiata: se non ci si incontra, il senso di appartenenza, l’adesione al purpose dell’azienda rischia di sfilacciarsi”. 

Anche Fabio Troiani è del medesimo avviso: “Bisogna ribaltare la prospettiva: gli uffici non sono più i luoghi del lavoro, quello si potrà fare anche da casa o in un luogo a nostra scelta, ma diventeranno agorà, luoghi di incontro, in cui si crea e si scambia conoscenza, tra colleghi e con i nostri clienti.”

In tutti gli interventi è tornato con prepotenza il tema della cultura aziendale. “Ripensare gli spazi del lavoro - afferma Notarbartolo al temine del suo intervento - significa ipso facto ripensare i modelli di relazione, le abitudini di vita delle persone e la stessa identità delle aziende. Stiamo assistendo a un esperimento planetario. Il più imponente Office Stress Test che l’uomo avesse mai potuto immaginare!”

Scenari di un ambiente in trasformazione

Ma quindi come saranno i luoghi di lavoro? Quali segnali di cambiamento possiamo già intravedere e come interpretarli?

Alessandro Di Benedetto, Executive Design Director in Sketchin, ha puntualizzato il ruolo della progettazione: “Il ruolo del design è proiettare le probabilità in avanti, costruendo scenari che possano essere compresi e riuscire a immaginare così gli impatti futuri delle scelte di oggi”. 

Luca Mascaro, CEO e Head of Design di Sketchin, ha tratteggiato le caratteristiche dei nuovi spazi del lavoro, partendo da alcune domande stimolo e accompagnando ciascuna risposta con una serie di segnali. 

Saremo liberi di andare in ufficio?

La domanda è lecita visto che non lo siamo stati, o lo siamo stati solo parzialmente, da un anno a questa parte. Le cose non cambieranno certo quando l’emergenza sarà finita: la rete 5G sarà largamente diffusa già l’anno prossimo, garantendo connessioni performanti in aree urbane, rurali e nelle infrastrutture strategiche. L’adozione dei sistemi Cloud sarà via via crescente e il lavoro ibrido diventerà una pratica consolidata, abilitata dalle infrastrutture aziendali distribuite e flessibili.

Anche la regolazione del lavoro dovrà recepire queste modifiche e garantire un inquadramento normativo del lavoro remoto e sancire il diritto alla disconnessione..

Gli spazi diventeranno così flessibili in base alle esigenze funzionali e di business, saranno modulabili e modificabili a seconda dei momenti e dei luoghi in cui si esercita la professione lungo una pluralità di contesti tra ambiente domestico, ufficio, clienti e altri spazi esterni condivisi. 

Andare in ufficio così non sarà più un dovere, ma una scelta e un esercizio di responsabilità collettiva.  

E se i dati influenzassero
 lo spazio di lavoro?

Il processo di digitalizzazione è ormai avviato e si completerà nel volgere di una decina d’anni a partire da ora. La dematerializzazione sarà accompagnata anche da un cambiamento verso modelli di lavoro misurati per obiettivi.

Nuove potenzialità tecnologiche cambieranno il nostro rapporto con gli ambienti di lavoro e gli strumenti con cui lo svolgiamo. La Realtà Aumentata entrerà a pieno titolo all'interno degli uffici e vedrà un incremento di adozione in molti settori e anche strumenti di intelligenza artificiale inizieranno ad avere una diffusione significativa.

La tutela dei dati in possesso delle aziende e la privacy delle persone è fondamentale per garantire che i livelli di fiducia tra le parti siano tutelati. 

La dimensione della cyber security è stata approfondita anche dall’intervento di Claudio De Paoli, Head of Cybersec di BIP: “La sicurezza sui luoghi di lavoro non riguarderà più solo la protezione dei dati o la tutela dei sistemi informatici, ma seguendo la natura ibrida dei luoghi, si estenderà anche alla protezione dello spazio fisico”.

E se gli uffici fossero
 ecosistemi viventi?

Nel 2030 si stima arriverà a completamento l’Agenda per lo Sviluppo Sostenibile Europeo, per le persone e il pianeta mettendo - finalmente verrebbe da dire - la sostenibilità al cuore di ogni iniziativa sociale ed economica. Di conseguenza, l’equilibrio fisico, psicologico e sociale dei lavoratori assumerà un ruolo sempre più centrale, così come la congruenza tra i valori personali e aziendali. 

L’automazione permette di concentrarsi su quello che davvero conta: le relazioni tra persone e organizzazioni, e sul valore che viene percepito e rilasciato. La forza lavoro e il pianeta chiedono dedizione verso le persone, le comunità e l’ambiente. 

Nel tempo, l’ufficio diventerà il punto nodale di una rete di relazioni professionali globalizzate, distribuite e asincrone e gli edifici stessi saranno immersi in una relazione di scambio virtuosa con l’ambiente che li circonda. Gli ambienti si doteranno progressivamente di sistemi intelligenti in costante comunicazione con l’ambiente esterno e con le persone per osservarne e apprenderne i comportamenti e le abitudini, in modo da predisporre l’ambiente più adatto alle preferenze del singolo e suggerendo azioni per il suo benessere.

Il futuro dello spazio di lavoro non è un dato, ma una prospettiva dinamica: dipenderà infatti dal modello di relazione che ciascuna azienda deciderà di sviluppare con i propri dipendenti, in funzione delle specificità della propria industry e delle necessità individuali e di business. 

Questo articolo riassume i concetti emersi nel corso di un dibattito che si è tenuto il 18 Marzo scorso in occasione della Milano Digital Week. Se volete approfondire, eccovi la registrazione completa dell’evento.